オンライン会議を上手く進めるコツ

オンライン会議、WEB会議をしたことがありますか？

最近、新型コロナウイルスの影響で、インターネットによる会議、いわゆるWEB会議を行う人が増えています。

やったことがないと言う人も多いですが、「WEB会議」と検索すれば、実はいろんなシステム・サービスが既にあることがわかります。https://kigyolog.com/service.php?id=13

問題は進め方です。

私自身が何度かやってみて、リアルな会議とは違う点に気をつけて進めないといけないなと感じました。

それは、端的に言うと、「参加者は発言や意思表示がしにくい」ということです。

リアルな会議でも一般的にそうですが、WEB会議だと、やはり「距離感」が遠くなるのか、黙ってしまいがちですし、また発言したいと思っても、いつしていいかタイミングがつかみにくいようです。

そこで、それを含めて、WEB会議を上手く進めるコツを５つにまとめました。（リアルな会議にも当てはまることは省いています）

⒈ 接続を確認する　基本的な事ですが、映像・音声が接続できているかどうか、チェックする。　どこをクリックすればいいか教える。と言った接続を確実にするための時間が必要になります。それを見込んで、開始前に参加してもらうよう呼びかけましょう。

⒉ バックアップを用意しておく　接続が上手くできない場合もあります。　その場合は電話で代用するよう、そばに電話を置いておいてもらう等の対処をしましょう。

⒊ 意思表示してもらう　「わかったらうなづいて下さい」と、進行役の言う事が理解できたら意思表示してもらうよう　お願いしておく。逆に、「わからないときは手を上げてください」と。でないと、無反応なままになりかねません。

⒋ 発言者、順番を指名する　リアルな会議よりも、進行役が「仕切る」必要があります。何かの順番で発言してもらうか、「次は〇〇さん、いかがですか？」と指名して発言してもらうとよいでしょう。

⒌ スマホよりはパソコンで　スマホで参加したいという人もいるかもしれませんが、スマホだと接続に支障が出やすく、　資料も共有しづらいという問題があります。技術的にクリアできればいいのですが、なるべくパソコンにしてもらった方が安全です。

以上です。WEB会議、慣れればとても便利です。